Cégpénz bevezetésről nagyvonalakban

Egy sikeres bevezetéshez előkészületekre van szükség.
Az előkészület megfelelősége fogja eldönteni a bevezetés sikerességét és az idejét.
Erre nem szabad sajnálni az időt, mert a feladatok mértéke, a jéghegyhez hasonlít: első látásra csak egy kis része látszik.

Az alábbi lépések egy jellemző bevezetés lépései, melyek segítik a döntését. Az első beszélgetések alapján készül a cégre szabott bevezetési ütemterv, ami eltérhet a lenti lépésektől.

Felmérés

Egy beszélgetés a cég vezetésével, amiből ki kell derülnie, hogy a CégPénz alkalmazásra van-e szükség.
A legfontosabb kérdések, amire válaszokat kell adni:
- Mi a célja a rendszerbevezetésnek, mit várnak tőle. Várhatóan mi lesz jobb általa, milyen problémákat fog megoldani.
- A cég működési folyamatai megfelelőek-e, vagy változtatni kell rajtuk
- A dolgozók várhatóan hogyan viszonyulnak a bevezetéshez:
segítségnek gondolják a munkájukhoz, felesleges plusz feladatnak tekintik, ellenállást tanúsítanak.

Bevezetés tervezése

A cég minden folyamatát át kell beszélni, amihez kapcsolódni fog CégPénz rendszerhasználat.
Úgy kell alakítani a folyamatokat, hogy a rendszerhasználat segítséget adjon mindenki munkájának elvégzéséhez, ne plusz tehert jelentsen.
A munkafolyamatok alakításánál fontos szempont, hogy minden alapadat (bevétel, költség, ...), amire szükség van az elvárt riportok előállításához, maradéktalanul és ellenőrzött minőségben kell a rendszerbe kerüljön.
Célszerű a végleges munkafolyamatokat folyamat ábrákba rögzíteni, ezzel segíteni minden munkatársnak az elsajátítását.

Szervezeti és munkafolyamatok változásának bevezetése

Egy rendszer bevezetése megköveteli a munkafolyamatok olyanná alakítását, ami egy rendszer által modellezhető.
Tisztázni kell és megismertetni a munkatársakkal a feladatköröket, felelősségi köröket, azt, hogy egy feladat elvégzésének mik a szükséges előfeltételei (pl.: másik feladat elvégzése, minden információ beérkezése).
Fontos, hogy a dolgozók megértsék ennek szükségszerűségét. Ezek után át kell állni erre a működésre, lehetőleg még a rendszer bevezetése előtt. Nem szerencsés, ha a folyamatváltozás és egy rendszer megismerése egy időben történik, mert megakaszthatja a napi elvégzendő munkát.

Rendszerkonfigurálás, törzsadatok feltöltése

A rendszer telepítése egyszerű, maximum 1/2 órát vesz igénybe. A konfigurálás (mi, hogyan működjön) szintén gyorsan megy, sokszor az alapbeállítások is megfelelőek.
A törzsadatok feltöltése (Áfa kulcsok, fizetési módok, cikktörzs, stb.) a rendszer használata közben is lehetséges. Például egy számla rögzítése közben felvenni egy új ügyfelet, vagy új fizetési módot, nem akasztja meg a rögzítést.
Van arra is lehetőség, hogy a vevőket, cikkeket egy Excelből beolvassuk. A rendszer arra is képes, hogy egy számlázóból exportált számlák beolvasásával felépítse automatikusan a ügyféltörzset és a cikktörzset.

Oktatás, tesztelés

A felhasználói oktatáshoz maximum 2x2 órára van szükség. Fontos, hogy legyen a cégnél egy olyan ember, aki az alkalmazásgazdai szerepet vállalja. Az alkalmazásgazdának ismernie kell minden modul működését, neki van jogosítványa a törzsadatok konfigurálására, felhasználók felvételére és felhasználói jogok állítására. Nem igényel informatikai tudást, elegendő a felhasználói ismeret. 2 rendszer kerül telepítésre: éles rendszer és teszt rendszer. A teszt rendszer adatait a felhasználó felül tudja írni az éles adatokkal, így teszt környezetben ki tud próbálni valamit, mielőtt élesben alkalmazná. A tesztelést érdemes minél rövidebb időszakra venni.

Éles indulás

Gyakorlatilag a teszt időszakot követően automatikusan elindul. Amit viszont tudatosítani kell a munkatársakban, hogy az éles indulástól a rendszer használata kötelező, nincs olyan pénzmozgás, számla, egyéb bevétel és költség, ami nem kerül be a cégpénz alkalmazásba. Ez azért fontos, mert ha nem 100%-os az adatrögzítés, akkor az elemzések, riportok nem pontosak, nem lehet belőlük következtetést levonni.

Finomhangolás

Sok kérdés a rendszer éles használata közben jön elő. Nincs olyam pontos tervezés, ami mindenre gondolt. Ebben a szakaszban, (1-2 hónap) gyakori a telefonos konzultáció. Érdemes betervezni 2 személyes konzultációt a használatot követő 1,5-2 hónapra. Ezen beszélgetéseken - a már éles és felhasználók által ismert cégadatokkal - kitisztul, hogy mely riportok hasznosak a cég számára, illetve milyen beállításokon érdemes változtatni.